协会管理困境:无互动,无平台,让会员会觉得自己加入了假协会

协会管理困境:无互动,无平台,让会员会觉得自己加入了假协会

在大多数行业中都会存在大大小小格式各样的协会、商会等社会组织,各种企事业单位、个人、组织也会根据自己的需求加入到不同的协会中。然而,在实际协会管理过程中,协会的发展有好有坏,有的协会活动组织的风生水起,越做越大,最终成为行业甚至全国性的极具影响力的协会组织,有的却名存实亡。

为什么同样是协会,发展过程和结果却有如此这般天差地别呢?

协会管理困境:无互动,无平台,让会员会觉得自己加入了假协会

会员觉得协会除了收钱以外没有任何存在感,组织的活动也是走过场,吊不起自己的积极性,慢慢的不在配合协会的活动,觉得自己是加入了一个假的协会,慢慢的就不在积极主动参加协会的活动,最终演变成自然退会。

协会管理者觉得自己的努力并没有获得会员的认可,自己辛辛苦苦组织的活动,会员不是消极怠工,就是借口不参加,甚至会被会员单位抱怨指责协会管理层不作为,甚至是瞎胡闹,慢慢的便失去了积极性,所有的会员活动除了交钱和环节选举以外就没有了。

这样的协会,如何能成为一个好的协会呢?

协会发展不起来,永远不要从会员身上去找原因,因为,会员单位出了会费,就说明她看重协会的价值,并希望通过协会获得自己想要的收获和回报。

所以,问题肯定处在协会管理者方面。

而要分析管理者方面的问题无外乎这么几点:

会员想要知道的信息协会没有提供;

协会与会员之间日常交流就是靠微信群、QQ群。往往会员想要了解的信息就会被淹没在大量无效的聊天信息重。导致无法快速获取真正有效的信息。

协会做的工作会员单位没有看到;

协会缺乏一个有效的协会形象,协会宣传门户平台,导致协会努力工作了壹年,工作成果一大堆,但没有有效的展示平台,会员单位无从知晓,反而觉得协会啥都没有做,就知道收钱。

协会与与会员,会员与会员之间没有形成有效的沟通;

很多会员单位加入协会的原因,很大一部分是想着借助协会平台,享受平台的信息资源,与同行之间形成有效的互动,加入之后才发现,和不加入协会没什么两样,那么加入协会的意义就不在那么重要。甚至会觉得协会鸡肋。

当然,更重要一点就是协会管理者的业余和不严谨。

协会,往往需要承担起同行业之间,行业与行业之间,行业与政府职能部门之间的沟通交流纽带作用,而最常规的就是需要组织各种考察活动,组织各种会议、培训活动。而在组织活动过程中,错误百出,不是人员统计错误就是时间协调不到位等到低级错误频发,这样的协会就会失去信任。

而这一切,其实对于协会来说,只需要一个好的管理平台就可以搞定。

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随着科技的进步,各行各业都开始朝着智能化、数字化方向转变,协会的管理也不例外,一个好的协会,早就应该告别资料靠Excel,信息靠电话,统计靠人算的半自动化模式了。

而选择一套合适的,好用的协会信息化管理系统,才是协会发展必备帮手。

而一套合适的协会系统要的不是功能的强大和界面的优美,而是各个功能恰到好处的满足协会的管理需求,比如我所了解的一款叫会软之家的协会管理软件。她的功能不多,但是个个功能都实用。比如会员管理:

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在传统的模式里,会员管理以协会自己形成excel文档的方式进行管理,新增会员、会员注销、会员资料变更都需要通知相关人员进行修改。管理起来麻烦而且容易出现错误、重复、混乱等情况出现。而且不同用途的信息存在信息更新不及时,资料同步困难,导致管理麻烦的情况。

而采用系统,会员可以通过手机等方式,自主填写入会申请,修改会员基础资料。轻松实现:

l 建立一站式会员基本信息档案库,全系统共用会员基本信息,提高会员信息的有效性和正确性。从会员申请到会员退出(及会员重新入会)全周期信息化管理,会员信息修改变更记录一站管理。

l 统一修改入口,全平台自动同步,保证数据的的统一性。系统建立以会员数据为基础的综合行业务办公平台,集成包含会费、培训、评优、会议等在内的综合业务办理中心和数据管理中心。

再比如,会费管理

传统模式,会费缴纳统计麻烦,尤其是多年未交的会员的统计,尤为麻烦,另外就是对会员的会费催缴也只能逐一电话通知,增加了协会人员的工作量。

而采用系统,系统根据会费登记情况可以自动统计欠费情况,自动统计会费收缴情况。同时针对会费普遍收取困难的情况,系统提供短信自动催缴的功能,对欠费会员欠缴的费用进行统计并通过短信发送至会员单位负责人处,提醒起按时缴费。

而且,考虑到大多数协会的会员都是企业,而企业支付费用的方式基本都是对公转账,所以在系统中开发集成在线缴费系统除了增加平台费用,其实际意义并不大,所以基于实用考虑,并提供在线支付功能,仅作为会费统计功能来使用。

将会费缴纳情况与协会其他业务(如培训、评优、参会等)相互关联以形成闭环,促进会费收取工作。


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当然,除此之外,还有像会议报名、培训报名、评优评奖、课题申报等功能,都是协会日常使用频率非常高的功能。

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而且基于协会会员单位的使用场景,也提供有公众号版本的移动办公平台,可以满足会员和协会不同办公场景的需要。